До переїзду необхідно ретельно підготуватися

Добавлена: 22.10.2015Категория: Офис и переезд
Нашій компанії «РіНС» у грудні виповнюється 3 роки, юний вік для української мувінгової компанії. Ця компанія «задає тон» у галузі, всі підвищуючи і підвищуючи рівень якості обслуговування і доводячи, що якісно - не завжди означає «дорого».

Сьогодні, напевно, кожна компанія вирішує для себе питання оптимізації витрат, зокрема, витрат на утримання офісу. Як оптимізувати витрати на переїзд?

Перше і найголовніше — усвідомити, що до переїзду необхідно ретельно підготуватися. Чим більше зусиль витрачено на етапі підготовки, тим більше можливостей скоротити витрати, тим нижче ймовірність появи ризиків «довше і дорожче» під час переїзду. Цінують свій час і гроші компанії починають готуватися до переїзду як мінімум за кілька місяців.

Як саме слід проводити підготовку до переїзду?

Ми рекомендуємо скласти перелік майна, продумати, чи все майно буде потрібно в новому офісі. Незатребувану меблі, техніку і документи можна не перевозити в нове приміщення, а здати на зберігання, продати або навіть утилізувати.

Также читайте:

	Як перевозити холодильник 7 простих правил транспортування холодильника Не знаєте чи можна перевозити холодильник лежачи, коли по-іншому ніяк не виходить? Правила перевезення агрегату вказують на деякі моменти. Які? Дізнай...
	Розберемо три питання для VIP-переїзду. Які нюанси слід урахувати при підготовці переїзду керівника? Як вибирати перевізника для VIP-переїзду? Служба безпеки як-то бере участь у подібного ...
	Грузоперевозки автомобильным транспортом в Украине с компанией «Сфера доставки» Доставка грузов заслуживает отдельного внимания, так как этой услугой пользуются тысячи людей каждый день. Объем доставки Вашего груза не имеет значен...

Утримання на складі такого майна обійдеться компанії в будь-якому випадку дешевше, ніж знаходження в офісі (з-за різниці орендних ставок на офісні та складські приміщення). Також необхідно заздалегідь оцінити доцільність перевезення меблів - може виявитися, що витрати на транспортування вище або близькі до вартості нової. Зробити таку оцінку вам допоможе мувінгова компанія. Ви можете залучити її для отримання консультації за 4-6 місяців до переїзду. Ці заходи - «програма-мінімум».

Чим загрожує відсутність належної підготовки до переїзду?

Досить часто ігнорування підготовчих заходів призводить до зайвих витрат у вигляді додаткових незапланованих витрат на переїзд, компенсацію пошкоджень і втрат майна, а також штрафних санкцій за несвоєчасне звільнення орендованих площ. Крім цього, при відсутності належної підготовки, компанія не зможе приступити до роботи в призначений час, а ці втрати можуть обійтися значно дорожче, ніж просто додаткові витрати на переїзд.

Читайте також:

Сьогодні говоримо про тахометри які використовуються в роботі у зоні АТО

Чи є якісь типові помилки, яких припускаються компаніями при переїзді?

Кілька поширених помилок. По-перше, ступінь готовності приміщення, в яке планується в'їжджати. Якщо воно готова наполовину, це сильно ускладнить як сам переїзд, так і подальше перебування в новому офісі. Важливо простежити за тим, щоб у приміщенні не перебували одночасно представники кількох підрядників (ремонт, клінінг, мувінгова компанія) - інакше не вийде розмежувати їхню відповідальність. По-друге, відсутність плану розміщення меблів у новому офісі. Або план є, але меблі по ньому встановити не представляється можливим. По-третє, відсутність домовленостей з адміністрацією та службою охорони бізнес-центру (користування ліфтами, пропуски на внесення/винесення майна, можливість поставити машини під навантаження тощо). Необхідно обговорити всі питання заздалегідь, узгодити графік переїзду, отримати перепустки. Буває, що за компанією рахується заборгованість перед бізнес-центром, і її просто не випускають. Переїзд затягується або переноситься, витрати зростають.

Як же не допустити цих помилок?

По-перше, сформуйте у себе розуміння, з чого складається вартість переїзду, і які фактори на неї впливають. Чим повнішою буде картина», тим з більшою ймовірністю вам вдасться управляти витратами на переїзд. По-друге, не слід призначати відповідальних за переїзд за «залишковим принципом» - ця робота не терпить некваліфікованих організаторів. Необхідно переконатися, що відповідальний працівник також як і ви повністю розуміє, що таке переїзд, що впливає на його вартість. Переконайтеся, що він націлений вирішити завдання так, як вам треба - з оптимальними витратами (підсумковими) і з максимальним комфортом для всіх співробітників. Адже якщо вони будуть незадоволені переїздом і своїм новим місцем, то хтось може покинути компанію, а це теж витрати (пошук нових людей, навчання тощо). І головне, скористайтеся досвідом і ресурсами мувінгових компаній, почніть взаємодіяти з ними якомога раніше. Грамотна компанія завжди зможе запропонувати вам кілька варіантів переїзду в залежності від графіка, зможе разом з вами оцінити доцільність перевезення або передачі на зберігання меблів та іншого офісного майна, дійсно допоможе оптимізувати ваші витрати. Оптимального вам переїзду!